Geschäftsprozess-Optimierung: Wie? Warum? Und wenn nicht?

Unter Geschäftsprozessoptimierung versteht man grundsätzlich die Neugestaltung oder Reorganisation von Arbeitsabläufen in einem Unternehmen. Sie ergibt sich aus der Gesamtheit aller Aktivitäten und Entscheidungen, die der Steigerung der Effizienz von Geschäftsprozessen dienen. Hauptziel der Geschäftsprozessoptimierung ist es, eine bessere Leistung in Bezug auf Qualität, Geschwindigkeit und Kosten zu erreichen. Um Geschäftsprozesse zu optimieren, ist ein klares Verständnis darüber erforderlich, wie diese Prozesse funktionieren und welche Faktoren ihre Leistung beeinflussen.

Ziele der Geschäftsprozessoptimierung

Es gibt verschiedene Ziele, die Unternehmen durch die Optimierung von Geschäftsprozessen zu erreichen hoffen. Dazu gehören:

1. Gesteigerte Effizienz: Das Hauptziel der Geschäftsprozessoptimierung besteht darin, die Gesamteffizienz des Unternehmens zu steigern. Dies kann durch die Straffung von Prozessen und die Beseitigung unnötiger Schritte erreicht werden. Darüber hinaus kann auch die Automatisierung bestimmter Prozesse zur Effizienzsteigerung beitragen.

2. Verbesserte Qualität: Ein weiteres Ziel der Geschäftsprozessoptimierung ist es, die Qualität des Outputs der Geschäftsprozesse zu verbessern. Dies kann erreicht werden, indem sichergestellt wird, dass die Prozesse gut konzipiert und fehlerfrei sind. Darüber hinaus können regelmäßige Überwachung und Feedback dazu beitragen, Bereiche zu identifizieren, in denen die Qualität verbessert werden kann.

3. Gesteigerte Kundenzufriedenheit: Ein weiteres Ziel der Geschäftsprozessoptimierung ist die Steigerung der Kundenzufriedenheit. Dies kann erreicht werden, indem sichergestellt wird, dass die Prozesse so gestaltet werden, dass sie den Bedürfnissen und Erwartungen der Kunden entsprechen. Darüber hinaus kann regelmäßiges Feedback von Kunden dazu beitragen, Bereiche zu identifizieren, in denen die Zufriedenheit verbessert werden kann.

4. Gesteigerte Rentabilität: Ein weiteres Ziel der Geschäftsprozessoptimierung ist die Steigerung der die Rentabilität des Unternehmens. Dies kann durch die Senkung der mit den Geschäftsprozessen verbundenen Kosten erreicht werden. Darüber hinaus kann auch die Verbesserung der Qualität und Effizienz von Prozessen zu einer höheren Rentabilität führen.

5. Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit: Ein weiteres Ziel der Geschäftsprozessoptimierung ist die Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Dies kann durch die Verbesserung der Qualität und Effizienz von Prozessen erreicht werden,  sowie durch die Reduzierung der damit verbundenen Kosten.

Techniken zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Es gibt eine Reihe von Techniken, die zur Optimierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden können. Dazu gehören:

1. Prozess-Mapping: Diese Technik kann verwendet werden, um zu verstehen, wie ein Prozess funktioniert, und um potenzielle Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren.

2. Prozessanalyse: Diese Technik kann verwendet werden, um Engpässe und Ineffizienzen in einem Prozess zu identifizieren.

3. Prozess-Neugestaltung: Mit dieser Technik können Sie einen Prozess neu gestalten, um seine Effizienz und Qualität zu verbessern.

4. Prozessverbesserung: Diese Technik kann verwendet werden, um Änderungen an einem Prozess vorzunehmen, um dessen Effizienz und Qualität zu verbessern.

5. Prozessüberwachung: Diese Technik kann verwendet werden, um die Leistung eines Prozesses zu überwachen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu identifizieren.

Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist ein entscheidender Bestandteil der Arbeit eines jeden Unternehmens. Durch den Einsatz geeigneter Techniken können Unternehmen die Effizienz und Qualität ihrer Geschäftsprozesse und damit auch ihr Ergebnis verbessern.

Vorgehen zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Es gibt eine Reihe von Schritten, die unternommen werden müssen, um Geschäftsprozesse zu optimieren.

Identifizierung von Engpässen und Ineffizienzen

Einer der ersten Schritte bei der Optimierung von Geschäftsprozessen ist die Ermittlung von Engpässen und Ineffizienzen im aktuellen Prozess. Dies kann durch Interviews mit Mitarbeitern, Beobachtungen und die Analyse von Daten wie Bearbeitungszeit, Ausschuss und Kundenbeschwerden geschehen. Sobald die Problembereiche identifiziert sind, kann ein Brainstorming über mögliche Lösungen durchgeführt werden

Neugestaltung des Prozesses

Nach der Ermittlung möglicher Verbesserungen besteht der nächste Schritt darin, den Prozess neu zu gestalten. Der neu gestaltete Prozess sollte besser organisiert und effizienter sein als der derzeitige. Es ist auch wichtig zu bedenken, wie sich der neue Prozess auf andere Bereiche des Unternehmens auswirkt, z. B. auf die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, die Kundenzufriedenheit und den Unternehmensgewinn.

Implementierung des neuen Prozesses

Nachdem der neu gestaltete Prozess fertiggestellt wurde, muss er im gesamten Unternehmen implementiert werden. Dies kann eine Herausforderung sein, vor allem, wenn sich der neue Prozess erheblich von dem bisherigen unterscheidet. Möglicherweise müssen die Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System geschult werden, und die Führungskräfte müssen in der Übergangsphase zusätzliche Unterstützung leisten. Außerdem ist es wichtig, die Leistung des neuen Prozesses zu überwachen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Wie Prozessautomatisierung die Optimierung von Geschäftsprozessen vorantreibt

Das Ziel der Geschäftsprozessoptimierung ist es, die Effizienz und Effektivität zu steigern und gleichzeitig die Kosten zu senken. Eine Möglichkeit, die Prozessoptimierung zu erreichen, ist die Prozessautomatisierung, die auf der Digitalisierung beruht. Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen ihre Produktivität steigern und Kosteneinsparungen erzielen

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung ist der Einsatz von Technologie zur Automatisierung manueller Aufgaben. Dazu können Aufgaben wie Dateneingabe, Dokumentenmanagement und Workflow-Genehmigungen gehören. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben gewinnen die Mitarbeiter Zeit, sodass sie sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Darüber hinaus kann die Automatisierung von Prozessen dazu beitragen, die Genauigkeit und Konsistenz zu verbessern und gleichzeitig die Kosten zu senken

Die Prozessautomatisierung erfordert ein gewisses Maß an Digitalisierung, um effektiv zu funktionieren. Das bedeutet, dass Unternehmen über digitale Systeme verfügen müssen, damit automatisierte Prozesse in diese Systeme eingebunden werden können. Sobald die Digitalisierung abgeschlossen ist, können die Unternehmen die Vorteile der Prozessautomatisierung nutzen.

Digitales Dokumentenmanagement

Eine weitere Möglichkeit der Optimierung ist die digitale Dokumentenverwaltung. So können Unternehmen ihre Dokumente besser nachverfolgen, sie mit Mitarbeitern und Kunden teilen und bei Bedarf bearbeiten und überarbeiten. Darüber hinaus kann die digitale Dokumentenverwaltung dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und den Zeit- und Kostenaufwand für das Drucken, Versenden und Lagern physischer Dokumente zu verringern. Da Unternehmen weiterhin nach Möglichkeiten suchen, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken, wird die digitale Dokumentenverwaltung wahrscheinlich eine immer beliebtere Lösung werden.

Vorteile der Prozessautomatisierung

Die Prozessautomatisierung bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Zu diesen Vorteilen gehören

• Höhere Produktivität: Wenn Prozesse automatisiert werden, müssen die Mitarbeiter keine manuellen Aufgaben mehr erledigen. Dadurch haben sie mehr Zeit, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, die menschliches Fachwissen erfordern. Infolgedessen steigt die Produktivität der Unternehmen insgesamt.
• Verbesserte Genauigkeit und Konsistenz: Die Automatisierung von Prozessen trägt zur Verbesserung der Genauigkeit und Konsistenz bei, da sie das Potenzial für menschliche Fehler ausschaltet. Dies ist besonders wichtig für Aufgaben, die ein hohes Maß an Präzision erfordern, wie etwa die Dateneingabe.
• Geringere Kosten: Einer der Hauptgründe, warum Unternehmen ihre Prozesse automatisieren, ist die Senkung der Kosten. Durch den Wegfall der manuellen Arbeit können Unternehmen Lohnkosten einsparen. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Automatisierung von Prozessen auch andere Kosten wie Papier und Porto einsparen.

Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse optimieren wollen, sollten die Prozessautomatisierung in Betracht ziehen. Die Automatisierung von Prozessen erfordert ein gewisses Maß an Digitalisierung, aber die Vorteile überwiegen die mit der Implementierung automatisierter Systeme verbundenen Kosten. Zu den Vorteilen, die Unternehmen aus der Prozessautomatisierung ziehen können, gehören eine höhere Produktivität, verbesserte Genauigkeit und Konsistenz sowie geringere Arbeitskosten.

Kontinuierliche Verbesserung

Sobald ein Unternehmen die Prozessautomatisierung eingeführt hat, kann es seine Geschäftsprozesse kontinuierlich verbessern, indem es sie effizienter und effektiver gestaltet. Dies kann durch eine Reihe von Methoden geschehen, wie z.B. Six Sigma.

Six Sigma ist ein datengesteuerter Ansatz zur Identifizierung und Beseitigung von Fehlern und Verschwendung in Geschäftsprozessen. Six Sigma kann zur Verbesserung jedes Prozesses eingesetzt werden, einschließlich derer, die bereits automatisiert wurden.

Die Vorteile von Six Sigma

In der heutigen Geschäftswelt herrscht ein harter Wettbewerb. Um die Nase vorn zu haben, suchen Unternehmen stets nach Möglichkeiten, ihre Prozesse zu optimieren und ihr Produkt oder ihre Dienstleistung besser zu machen als die der Konkurrenz. Eine beliebte Methode hierfür ist Six Sigma. Six Sigma ist ein datengesteuerter Ansatz zur Identifizierung und Beseitigung von Fehlern und Verschwendung in Geschäftsprozessen. In diesem Absatz werfen wir einen Blick auf einige der Vorteile von Six Sigma und wie es Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen kann.

Geringere Kosten

Einer der Hauptvorteile von Six Sigma besteht darin, dass es zur Kostensenkung beitragen kann. Durch die Identifizierung und Beseitigung von Fehlern und Verschwendung in Ihren Geschäftsprozessen können Sie Geld für Material, Arbeit und andere Ressourcen sparen. Darüber hinaus kann Six Sigma Ihnen helfen, Ihre Gesamteffizienz zu verbessern, was auf lange Sicht zu weiteren Kosteneinsparungen führen kann.

Verbesserte Qualität

Ein weiterer Vorteil von Six Sigma besteht darin, dass es die Qualität Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung verbessern kann. Durch die Identifizierung und Beseitigung von Mängeln können Sie die Gesamtqualität dessen, was Sie Ihren Kunden anbieten, verbessern. Diese verbesserte Qualität kann zu einer höheren Kundenzufriedenheit und -treue führen, was sich in höheren Umsätzen und Gewinnen niederschlagen kann.

Höhere Kundenzufriedenheit

Wie wir bereits erwähnt haben, besteht einer der Vorteile von Six Sigma in der Steigerung der Kundenzufriedenheit. Wenn Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung von hoher Qualität ist und die Erwartungen der Kunden erfüllt oder übertrifft, sind diese wahrscheinlich zufriedener mit Ihrem Unternehmen als Ganzes. Diese gesteigerte Zufriedenheit kann zu Folgegeschäften mit treuen Kunden und zu Mund-zu-Mund-Propaganda von zufriedenen Kunden an potenzielle Neukunden führen.

Wie Sie sehen, bietet die Anwendung von Six Sigma in Ihrem Unternehmen viele Vorteile. Von geringeren Kosten bis hin zu höherer Kundenzufriedenheit - Six Sigma kann Ihnen helfen, Ihre Prozesse zu optimieren und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihr Unternehmen zu verbessern, könnte Six Sigma die Antwort sein.

Six-Sigma-Kernprozess: DMAIC

Der Six Sigma-Ansatz zur Prozessverbesserung wird DMAIC genannt, was für Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Kontrollieren steht. Mit dieser Methode kann jeder Prozess verbessert werden, auch solche, die bereits automatisiert worden sind.

In der ersten Phase des DMAIC-Prozesses definieren Sie das Problem oder die Gelegenheit, die Sie adresse. Sobald Sie dies getan haben, müssen Sie die aktuelle Leistung des Prozesses messen. Dazu müssen Sie Daten sammeln und analysieren, um Bereiche mit Verschwendung oder Mängeln zu identifizieren.

In der dritten Phase analysieren Sie die Daten, um die eigentliche Ursache des Problems oder der Chance zu ermitteln. Sobald Sie dies getan haben, können Sie an der Verbesserung arbeiten in der vierten Phase. Dabei werden Änderungen am Prozess vorgenommen, um die Ursache des Problems zu beheben.

In der fünften und letzten Phase schließlich führen Sie Kontrollen ein, um sicherzustellen, dass die Verbesserungen im Laufe der Zeit beibehalten werden. Dies kann die Einführung neuer Qualitätskontrollverfahren oder die Festlegung neuer Maßstäbe für die Leistungsmessung beinhalten.

Six Sigma ist ein leistungsstarkes werkzeug zur Verbesserung von Geschäftsprozessen. Mithilfe der DMAIC-Methode können Sie Fehler und Verschwendung erkennen und beseitigen, was zu einer verbesserten Qualität und Effizienz führt. Wenn Sie nach Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Unternehmens suchen, könnte Six Sigma die Antwort sein.

Die Risiken, wenn Geschäftsprozesse nicht optimiert oder digitalisiert werden

Da sich die Welt immer mehr ins Internet verlagert, müssen auch die Unternehmen dies tun, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Wenn Geschäftsprozesse nicht digitalisiert und optimiert werden, kann dies für ein Unternehmen einen erheblichen Nachteil bedeuten, sowohl in Bezug auf die Effizienz als auch auf die Kundenbindung. In diesem Absatz gehen wir auf einige der Risiken ein, die mit der Nichtumstellung auf digitale Prozesse verbunden sind.

Ineffizienzen werden immer deutlicher:

In einer Zeit, in der Automatisierung und Echtzeitdaten zunehmend als Norm angesehen werden, werden Unternehmen, die sich noch auf manuelle Prozesse verlassen, unweigerlich ins Hintertreffen geraten. Das liegt daran, dass manuelle Prozesse von Natur aus ineffizient und fehleranfällig sind. Wenn Sie z. B. immer noch mit Papierunterlagen oder Tabellenkalkulationen arbeiten, um den Lagerbestand zu erfassen, wird es sehr schwierig sein, jederzeit genau zu wissen, was auf Lager ist. Dies kann zu Überbestellungen (und damit verbundenen Kosten) sowie zu Fehlbeständen (und Umsatzeinbußen) führen.

Ihnen entgehen wertvolle Dateneinblicke

Ein weiterer Nachteil manueller Prozesse ist, dass sie es sehr schwierig machen, wertvolle Erkenntnisse aus Daten zu gewinnen. Wenn Sie z. B. versuchen, das Kaufverhalten Ihrer Kunden manuell zu erfassen, entgehen Ihnen wahrscheinlich wichtige Trends, die zur Verbesserung des Kundenerlebnisses genutzt werden könnten. Wenn Sie dagegen digitale Tools verwenden, mit denen Sie automatisch Daten sammeln und analysieren können, ist es viel einfacher, Muster zu erkennen und Ihre Geschäftsstrategien entsprechend anzupassen.

Das Engagement für Ihre Kunden leidet

In der heutigen digitalen Welt erwarten die Kunden von den Unternehmen ein nahtloses Online-Erlebnis. Wenn Ihr Unternehmen diese Erwartung nicht erfüllt, ist es wahrscheinlich, dass das Engagement darunter leidet. Wenn Sie beispielsweise keine Online-Präsenz haben oder wenn Ihre Website veraltet und schwer zu bedienen ist, werden potenzielle Kunden woanders hingehen. Wenn Sie dagegen eine gut gestaltete Website mit integrierten E-Commerce-Funktionen haben, stehen die Chancen gut, dass Ihre Kunden länger bleiben und mehr bei Ihnen kaufen

Wie Sie sehen, birgt die Nicht-Digitalisierung oder Optimierung von Geschäftsprozessen mehrere Risiken in sich. Vom Verlust von Effizienzgewinnen bis hin zum Verpassen wertvoller Dateneinblicke - die Risiken sind real und sollten nicht ignoriert werden. Wenn Sie wollen, dass Ihr Unternehmen der Zeit voraus ist, sollten Sie so schnell wie möglich auf die Digitalisierung umsteigen. Vielen Dank für die Lektüre!

Schlusswort

Die Optimierung von Geschäftsprozessen kann Unternehmen helfen, ihre Leistung in Bezug auf Qualität, Geschwindigkeit und Kosten zu verbessern. Um Geschäftsprozesse zu optimieren, muss man genau wissen, wie diese Prozesse funktionieren und welche Faktoren ihre Leistung beeinflussen. Der erste Schritt bei der Optimierung von Geschäftsprozessen ist die Ermittlung von Engpässen und Ineffizienzen im aktuellen Prozess. Sobald Verbesserungspotenziale ermittelt wurden, besteht der nächste Schritt darin, den Prozess neu zu gestalten. Nach der Implementierung des neuen Prozesses ist es wichtig, dessen Leistung zu überwachen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.