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Machen Sie den Schritt zum papierlosen Büro: Vorteile der Digitalisierung

9. Sep. 2022 • 10 min read

Das papierlose Büro ist für viele Unternehmer ein Traum. Es ist ein Büro, in dem alle Dokumente elektronisch gespeichert werden und von jedem Computer oder Gerät aus abgerufen werden können. Die Digitalisierung Ihres Unternehmens hat viele Vorteile, von denen wir in diesem Artikel einige erörtern werden. Die Umstellung auf papierloses Arbeiten kann Ihnen helfen, Zeit und Geld zu sparen und Ihr Unternehmen effizienter und umweltfreundlicher zu machen. Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, auf ein papierloses Büro umzusteigen, lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren!

Begriffsklärung: Was ist ein papierloses Büro?

Ein papierloses Büro ist eine Büroumgebung, in der die Verwendung von Papier minimiert oder ganz abgeschafft wird. Dies kann durch die Verwendung elektronischer Dokumente und die Speicherung auf einer Computerfestplatte oder in der Cloud erreicht werden. Mit dem technologischen Fortschritt und dem Bestreben der Unternehmen, effizienter und umweltfreundlicher zu arbeiten, werden papierlose Büros immer häufiger eingesetzt.

Die Nachteile papierbasierter Geschäftsprozesse

Papierbasierte Geschäftsprozesse können ineffizient und kostspielig sein. Sie können Berge von Papierkram verursachen, die schwer zu speichern und zu verwalten sind. Das Durchsuchen von Papierakten kann zeitaufwändig sein, und es kann leicht passieren, dass wichtige Dokumente verlegt werden oder verloren gehen. Darüber hinaus können Papierdokumente durch Feuer, Überschwemmungen oder andere Katastrophen beschädigt oder zerstört werden. Papierlose Geschäftsprozesse können viele dieser Probleme beseitigen. Elektronische Dokumente lassen sich sicher aufbewahren und schnell und einfach abrufen. Außerdem sind sie weniger anfällig für Beschädigung und Zerstörung. Folglich können papierlose Geschäftsprozesse Zeit, Geld und Ärger sparen.

Erreichen Sie Ihr Ziel von einem papierlosen Büro mit der richtigen Software

Immer mehr mittelständische Unternehmen und große Unternehmen verzichten auf papierbasierter Prozesse. Hierbei hilft der Einsatz von Branchensoftware für ein papierloses Büro. Die Software für das papierlose Büro kann verwendet werden, um Papierdokumente wie Rechnungen, Verträge und Formulare zu digitalisieren. Sie kann auch zum Erstellen und Speichern elektronischer Dokumente, wie z.B. PDFs, verwendet werden. Die Software für das papierlose Büro erleichtert das Auffinden und Abrufen von Dokumenten, die gemeinsame Nutzung mit Kollegen und Kunden und die sichere Aufbewahrung. Oftmals kommt ein klassisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) zum Einsatz. Diese könnten zum Beispiel die Cloud-Lösung Office 365 oder die auch der On-premise verfügbare SharePoint sein als papierlose Bürolösungen, die vollständig am Markt implementiert sind.

Welche Kriterien sind wichtig bei der Auswahl von einer Software für das papierlose Büro?

Bei der Auswahl von Software für das papierlose Büro gibt es einige Dinge zu beachten. Zunächst sollten Sie überlegen, welche Art von papierloser Bürolösung Sie benötigen. Möchten Sie eine Cloud-basierte Lösung oder eine Vor-Ort-Lösung? Zweitens: Überlegen Sie, mit welcher Art von Dokumenten Sie arbeiten werden. Werden Sie Papierdokumente scannen und digitalisieren? Werden Sie elektronische Dokumente erstellen und speichern? Drittens: Überlegen Sie, welche Art von Funktionen Sie benötigen. Benötigen Sie Funktionen zur Dokumentenverwaltung wie Versionierung, Check-in/Check-out oder Sicherheit? Benötigen Sie Workflow-Funktionen, um papierlose Büroprozesse zu automatisieren? Sobald Sie diese Faktoren berücksichtigt haben, können Sie Ihre Optionen eingrenzen.

Jeden Tag werden tausende Blätter Papier unnötigerweise ausgedruckt. Vermeiden Sie Laufzettel und Kopien. Durch den Einsatz digitaler Dokumente können Sie in Echtzeit die notwendigen Informationen und die aktuellste Dokumentenversion abrufen. Auf diese Weise vermeiden Sie Papierabfälle und verringern letztlich den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens. Darüber hinaus können Sie mit papierlosen Bürolösungen Geld für Papier, Druckertinte und Lagerkosten sparen. Es gibt viele gute Gründe, Ihre papierbasierten Geschäftsprozesse zu digitalisieren - die Umwelt ist nur einer davon.

Ein papierloses Büro mag wie ein Wunschtraum erscheinen, aber das ist es nicht. Mit der richtigen Software für das papierlose Büro können Sie Papierdokumente digitalisieren, elektronische Dokumente erstellen und speichern und papierlose Büroprozesse automatisieren. Berücksichtigen Sie Ihre Bedürfnisse und wählen Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen. Sie werden überrascht sein, wie einfach es ist, papierlos zu arbeiten - und wie viel Gutes das für Ihr Unternehmen, Ihr Budget und die Umwelt bedeuten kann.

In welchen Schritten digitalisiere ich mein Büro?

Der erste Schritt besteht darin, die richtige papierlose Bürosoftware für Ihr Unternehmen zu finden. Berücksichtigen Sie Ihre Bedürfnisse und wählen Sie eine passende Lösung. Sobald Sie Ihre Software für das papierlose Büro ausgewählt haben, können Sie damit beginnen, Papierdokumente zu digitalisieren, elektronische Dokumente zu erstellen und zu speichern und papierlose Büroprozesse zu automatisieren.

Gehen Sie Schritt für Schritt vor und digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse. Als Erstes identifizieren Sie, wo der meiste Verwaltungsaufwand ist. Wo wird das meiste Papier erzeugt?

Beginnen Sie genau mit diesem Geschäftsprozess. Kann Papier vollständig aus dem Prozess entfernt werden oder gibt es eine Möglichkeit, den Papierverbrauch zumindest zu reduzieren?

Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um papierlose Alternativen für jede Aufgabe im Geschäftsprozess zu finden.

Wenn Sie zum Beispiel den papierbasierten Onboarding-Prozess betrachten für einen neuen Mitarbeiter, werden Sie vielleicht feststellen, dass für die folgenden Aufgaben Papier verwendet wird:

Ausfüllen von Papierformularen
Drucken und Verteilen von Richtlinien
Erstellen von Namensschildern aus Papier

Um diesen Prozess zu digitalisieren, können Sie papierlose Bürosoftware verwenden, um digitale Formulare zu erstellen, elektronische Dokumente zu speichern und zu verteilen und digitale Namensschilder zu erstellen.

Beispiele von Workflows von einem papierlosen Büro

Folgende sind Beispiele für papierlose Büroprozesse, die mit papierloser Bürosoftware automatisiert werden können:

Digitaler Rechnungseingang: Verarbeiten Sie Rechnungen, welche Sie über ein elektronisches E-Mailpostfach empfangen, direkt über Software weiter. Es besteht kein Grund, dieses auszudrucken.
Digitale Formulare: Digitalisieren Sie Ihre Papierformulare und sparen Sie Papier und Zeit, diese Informationen aus dem Formular erneut in ein IT-System zu übertragen.
Digitale Lieferscheine: Digitale Unterschriften ermöglichen es Ihnen Lieferscheine in Echtzeit zu verwalten und sparen sich an dieser Stelle den Ausdruck.

Wenn Sie papierbasierte Prozesse digitalisieren, sparen Sie Zeit und Geld und verringern gleichzeitig Ihre Umweltbelastung. Eine Win-Win-Situation für Ihr Unternehmen. Mit papierloser Bürosoftware können Sie diese Prozesse automatisieren und Papier aus Ihrem Büro verbannen. Sie sparen Zeit, Geld und Papier - und Sie können effizienter arbeiten. Sind Sie bereit, den nächsten Schritt zu tun? Starten Sie noch heute Ihre Reise zum papierlosen Büro.

Es ist Schluss mit verzetteln - Durch den Einsatz von papierloses Büro Software

Dokumentenmanagement, kollaboratives Arbeiten und digitale Dokumente sind nur eine von vielen Begriffen, die fallen im Zusammenhing mit dem papierlosem Büro. Die Software ist lange nicht nur großen Unternehmen oder mittelständische Unternehmen vorbehalten. Heutzutage kann jeder Dokumentenmanagement-Software aus der Cloud beziehen wir wenig Geld. Der Zugang zu diesen Technologien ist offen und jeder kann Sie einsetzen. Ihre Konkurrenz ist sicher schon in der Evaluations-Phase, wenn Sie diese nicht sogar schon einsetzt. Gerade ein Dokumentenmanagementsystem ist in der Lage in Ordnerstrukturen, Rechnungen, Notizen, Belege und viele andere Dokumententypen zu verwalten. Dabei spielt die Ordnerstruktur eine wichtige Rolle. Ermöglichen Sie durch eine gut durchdachte Ordnerstruktur jedem Mitarbeiter den Zugang zu den Informationen, ohne dass dieser langen suchen muss.

Aber papierlose Bürosoftware oder das Dokumentenmanagementsystem sollte noch noch viel mehr können:

Prozesse automatisieren: Wenn Sie papierbasierte Prozesse automatisieren, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Wenn Sie beispielsweise Kundendaten aus Papierformularen erneut in ein IT-System eintippen müssen, ist dieser Schritt mit einem digitalen Formular nicht mehr nötig.
Zusammenarbeit: Mit papierloser Bürosoftware können verschiedene Benutzer gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten. Diese Zusammenarbeit ist nicht nur papierlos, sondern auch ortsunabhängig.
Freigabeprozesse: Mit digitalen Signaturen können Sie Ihren papierlosen Freigabeprozessen in Echtzeit verwalten und auch an dieser Stelle Papier sparen.

Das papierlose Büro ist nicht nur effizienter, sondern auch nachhaltiger. In einem papierlosen Büro sparen Sie Geld und Papier - und Sie haben einen kleineren ökologischen Fußabdruck.

Was heißt es für die Mitarbeiter papierlos zu arbeiten mit digitalen Dokumenten?

Jeder Änderung der Arbeitsweise erfordert auch die Akzeptanz der Mitarbeiter. Papierlos arbeiten bedeutet, dass Sie Ihre Arbeitsweise ändern müssen - und das kann für manche Mitarbeiter eine Herausforderung sein. Hier sind einige Tipps, wie Sie den Übergang zum papierlosen Arbeiten schaffen können:

Erklären Sie die Vorteile: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Vorteile des papierlosen Büros verstehen. Zeigen Sie ihnen, wie sie Zeit und Papier sparen können - und wie sie mehr arbeiten können.
Fangen Sie klein an: Versuchen Sie nicht, über Nacht papierlos zu werden. Beginnen Sie mit ein oder zwei papierbasierten Prozessen und digitalisieren Sie diese. Dann gehen Sie zu den nächsten über.
Machen Sie es einfach: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software für das papierlose Büro einfach zu bedienen ist. Wenn sie einfach und benutzerfreundlich ist, werden Ihre Mitarbeiter sie eher nutzen.

Machen Sie den ersten Schritt zu einem papierlosen Büro mit einer benutzerfreundlichen Dokumentenmanagement-Software.

Was sind häufige Bedenken von Mitarbeitern?

Da Unternehmen zunehmend zu papierlosen Büros übergehen, haben die Mitarbeiter möglicherweise eine Reihe von Bedenken. Eine häufige Sorge ist, dass papierlose Systeme weniger sicher sind als herkömmliche Methoden. Wenn beispielsweise Mitarbeiterunterlagen elektronisch gespeichert werden, sind sie möglicherweise anfälliger für Hackerangriffe oder andere Arten von Internetkriminalität. Eine weitere Befürchtung ist, dass papierlose Systeme weniger effizient sind als papiergestützte Systeme. In einigen Fällen kann dies zu Frustration und Produktivitätsverlusten führen. Die Mitarbeiter könnten auch das Gefühl haben, dass sie bei der Interaktion mit papierlosen Systemen nicht das gleiche Maß an Kundenservice erhalten. Und schließlich bevorzugen manche Mitarbeiter einfach das haptische Erlebnis der Arbeit mit physischen Dokumenten. Auch wenn die Umstellung auf ein papierloses Büro mit einer gewissen Lernkurve verbunden ist, kann die Berücksichtigung dieser Bedenken zu einem reibungslosen Übergang beitragen.

Der erste Erfolg eines papierlosen Büros

Die erste spürbare Wertschöpfung bei einem papierlosen Büros ist einsparung von Papierkosten.

Diese Investitionsrendite (ROI) wird durch das Einscannen von Papierdokumenten in das System für das papierlose Büro erreicht, wo sie indiziert und gespeichert werden. Die Papieroriginale werden dann vernichtet, was zu einer sofortigen Reduzierung der Kosten für die Papierlagerung führt. Sobald alle Papierdokumente im System für papierloses Büro digitalisiert sind, wird es außerdem möglich, die mit der Reproduktion von Dokumenten verbundenen Papierkosten zu eliminieren, wie z.B. Fotokopien, Faxe und Postversand.

Ein papierloses Büro bietet auch eine Reihe von immateriellen Vorteilen. Durch die Digitalisierung von Papierdokumenten lassen sich diese beispielsweise leichter finden und gemeinsam nutzen. Dies kann zu einer höheren Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz führen. Darüber hinaus kann die Umstellung auf papierloses Arbeiten helfen den ökologischen Fußabdruck einer Organisation und ihr öffentliches Image zu verbessern. Und schließlich können papierlose Systeme einen Wettbewerbsvorteil bieten, indem sie Unternehmen die Möglichkeit geben, schnell auf Veränderungen auf dem Markt zu reagieren.

Das papierlose Büro ist kein Hirngespinst - für viele Unternehmen ist es Realität. Mit der richtigen Dokumentenmanagement-Software kann Ihr Unternehmen machen Sie den ersten Schritt zu einem papierlosen Büro. Wenn Sie auf die Bedenken der Mitarbeiter eingehen und die Vorteile der Digitalisierung erkennen, können Sie den Übergang zu einem papierlosen Büro erfolgreich vollziehen.

Der Einsatz einer Cloud Lösung beschleunigt den Einstieg

Wenn Sie von Anfang an auf eine Cloud Lösung setzen, dann brauchen Sie keine hohen Investitionkosten fürchten für Hardware, Server oder Softwarelizenzen. Sie können die Software für das papierlose Büro auf jedem Computer oder mobilen Gerät mit einer Internetverbindung verwenden. Alles, was Sie brauchen, ist ein Webbrowser und ein Konto bei dem Anbieter des papierlosen Büros. Außerdem können Sie sicher sein, dass Ihre Daten immer in der Cloud gesichert und geschützt sind. Und wenn Sie jemals Ihr System vergrößern oder verkleinern müssen, ist es mit einer papierlosen Bürolösung ganz einfach.

Software für das papierlose Büro kann Ihrem Unternehmen helfen, Geld, Zeit und Ressourcen zu sparen. Außerdem kann sie die Effizienz, Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit verbessern. Wenn Sie bereit sind, den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung zu machen, sollten Sie den Einsatz einer Cloud-basierten Lösung für das papierlose Büro in Betracht ziehen. Sie werden froh sein, dass Sie es getan haben!

Digitale Buchhaltung und digitale Rechnungen

Klassisch fällt in der Buchhaltung noch das meiste Papier an. Rechnungen, Belege, Reisekosten und vieles Mehr wird hier in Papierform gesammelt. Kann eine Buchhaltung auch papierlos arbeiten? Ja, das kann sie!

Bei der digitalen Buchhaltung werden Papierdokumente gescannt und dann dem entsprechenden Softwareprogramm zugeordnet. So wird beispielsweise eine Rechnung eines Lieferanten automatisch im Einkaufsbuch verbucht. Auf diese Weise haben Sie immer einen Überblick über Ihre aktuelle Finanzlage - ohne erst nach Papierdokumenten suchen zu müssen.

Darüber hinaus sind die meisten Büros jetzt auch papierlos, wenn es um die Rechnungsstellung an Ihre Kunden geht. Mit der digitalen Rechnungsstellung können Sie Rechnungen automatisch per E-Mail oder Textnachricht versenden - ohne sie jemals ausdrucken zu müssen.

Das ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern kann Ihrem Unternehmen auch eine Menge Zeit und Geld sparen. Die Mitarbeiter der Buchhaltung werden es Ihnen Danken. Belege können in einer Ordnerstruktur verwaltet werden und somit schnell wieder gefunden werden. Lästiges suchen in haptischer Form ist nicht länger notwendig.

Nutzen Sie auch die daraus entstehenden Vorteile. Der Steuerberater kann buchhaltungsrelevante Systeme aus Ihrem System exportieren und in seine eigene Software importieren wie z.B. Datev, Lexoffice oder andere Steuerprogramme. Der digitale Rechnungsprozess kann vom Eingang über die Freigabe bis hin zur Buchhaltung und Übergabe an den Steuerberater vollständig digital erfolgen.

Steigern Sie ihre Mitarbeiterzufriedenheit durch das papierlose Büro

Das papierlose Büro ist nicht nur ein ökologischer Schritt, sondern auch ein Zeichen von Modernität und Effizienz. Machen Sie heute den Schritt zum papierlosen Büro und genießen Sie morgen die Vorteile.

Wussten Sie, dass die Papierproduktion eine der Hauptursachen für die Abholzung der Wälder ist? Und das ist nur einer der vielen Gründe, auf weniger Papier im Büro umzusteigen. Das ist nicht nur besser für die Umwelt, sondern kann Ihrem Unternehmen auch Zeit und Geld sparen.

Viele Mitarbeiter wollen in modernen Unternehmen mit Umweltbewusstsein arbeiten. Gewinnen Sie durch das papierlose Büro ortsunabhängig Mitarbeiter.

Geschreddertes Papier nimmt Platz im Büro weg, und Papierdokumente können schwer zu finden sein. Wenn wichtige Dokumente nur einen Klick entfernt sind, können die Mitarbeiter effizienter arbeiten und haben mehr Zeit für andere Aufgaben. Dieses reduziert die Frustration der Mitarbeiter erheblich und trägt zu einem tollen Betriebsklima bei.

Mitarbeiterprozesse papierlos bearbeiten

In der heutigen Geschäftswelt mit der Option auf Homeoffice ist es um so wichtiger, dass alte Papierprozesse, wie Urlaubsanträge der Mitarbeiter, papierlos und digital schnell erstellt werden können. Der Vorteil ist, dass der Mitarbeiter jederzeit den Fortschritt seines Prozesses ansehen kann. Wurde er schon genehmigt? Der Mitarbeiter muss nicht nachfragen. Der Mitarbeiter erhält die Informationen direkt in seinem Mitarbeiterportal.

Auf diese Weise schaffen Sie nicht nur ein papierloses Büro, sondern erhöhen auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. So gelingt die Umsetzung des papierlosen Büros Schritt für Schritt.

Der digitale Mitarbeiter des papierlosen Büros

Der einfache Zugang, auch aus dem Homeoffice zu einem System gelingt meist über eine Cloud Lösung. Der Mitarbeiter zum Beispiel aus der Buchhaltung kann zu bequem in einem freigebenden digitalen Rechnungsprozess weiterverarbeiten. Gesammelte Notizen Geräte unabhängig einsehen und somit unnötigen Suchvorgänge verhindern. Der Zugang von überall ermöglicht effizientes Arbeiten und selbstverständlich auch den Zugriff zu jeder Zeit auf relevante Dokumente.

Gemäß der Allgemeinen Datenschutzverordnung, die am 25. Mai 2018 in Kraft trat, müssen Daten gelöscht werden, wenn sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden. In einem papierlosen Büro werden alle Dokumente digital in einem Archiv gespeichert. Das macht es viel einfacher, die DSGVO einzuhalten. Sie können auf einen Blick sehen, welche Dokumente noch benötigt werden und welche gelöscht werden können.

In papierlosen Büroprozessen können Sie papierlose Signaturen verwenden, um Dokumente rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Dies gilt auch für die Ablage im papierlosen Archiv. Die Anforderungen der DSGVO werden so in papierlosen Büroprozessen problemlos eingehalten.

Workflows können Löschfristen vollautomatisch einheilten und so Ihr Team entlasten.

Schlusswort

Die Digitalisierung Ihres Unternehmens hat viele Vorteile. Ein papierloses Büro kann Ihnen helfen, Zeit, Geld und Lagerplatz zu sparen. Außerdem kann es Ihr Unternehmen effizienter und umweltfreundlicher machen. Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, auf ein papierloses Büro umzusteigen, sollten Sie sich gut informieren und die richtige Software für Ihre Bedürfnisse auswählen. Mit der richtigen Lösung für das papierlose Büro sind Sie auf dem besten Weg zu einem effizienteren und schlankeren Unternehmen! Papierloses Arbeiten ist ein Schritt auf der Reise zu einem vollständig digitalen Büro. Egal wie Sie sich entscheiden die Nachteile bei einem Verzicht auf das papierlose Büro können kaum größer sein.