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Warum ist eine digitale Kommunikationsplattform für Mitarbeiter wichtig?

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Digitalisierung der Kommunikation

Eine digitale Kommunikationsplattform ist ein wichtiges Instrument für Mitarbeiter. Richtig eingesetzt, kann sie dazu beitragen, die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens zu verbessern. Außerdem kann eine digitale Kommunikationsplattform dazu beitragen, die Abhängigkeit von papierbasierten Kommunikationsmethoden zu verringern, was Zeit und Geld sparen kann.

Die Nutzung einer digitalen Kommunikationsplattform für Mitarbeiter bietet viele Vorteile. Erstens kann sie dazu beitragen, die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens zu verbessern. Mit einer digitalen Plattform können die Mitarbeiter problemlos Informationen austauschen und gemeinsam an Projekten arbeiten. Dieses kann auch in Verbindung zu einem Dokumentenmanagementsystem exzellente Ergebnisse liefern.

Ein weiterer Vorteil einer digitalen Kommunikationsplattform besteht darin, dass sie die Produktivität der Mitarbeiter steigern kann. Wenn die Mitarbeiter schnell und einfach auf die benötigten Informationen zugreifen können, sind sie in der Lage, effizienter zu arbeiten. Darüber hinaus bieten digitale Plattformen oft Funktionen, die papierbasierte Methoden nicht bieten, wie die Möglichkeit, den Fortschritt von Projekten zu verfolgen oder Dateien sicher auszutauschen. Dadurch lassen sich KPIs im Unternehmen in Echtzeit messen.

Begriffserklärung: Was ist eine Kommunikationsplattform?

Eine Kommunikationsplattform oder manchmal auch Kollaborationsplattform genannt, ist eine Reihe von Software-Funktionen, die es Menschen ermöglichen, miteinander zu kommunizieren. Sie können für Gespräche zwischen zwei Personen oder für die Zusammenarbeit zwischen Gruppen von Personen verwendet werden. Es gibt viele verschiedene Arten von Kommunikationsplattformen, die sich in ihren Merkmalen und Funktionen unterscheiden. Einige gemeinsame Merkmale sind:

  • VoIP (Sprachübertragung über das Internetprotokoll)
  • Video-Konferenz
  • Messaging
  • Audio- und Videonachrichten
  • Bildschirmfreigabe
  • Gemeinsame Nutzung von Dateien
  • Cloud-Speicher
  • Integration in andere Softwareanwendungen (wie CRM- oder ERP-Systeme)

Tools für die Zusammenarbeit mit Inhalten sind so konzipiert, dass sie den Mitarbeitern die Nutzung und den Austausch von Inhalten sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens erleichtern. Diese Tools bieten oft umfangreiche Sicherheits- und Datenschutzkontrollen, um sensible Informationen zu schützen. Viele dieser Funktionen finden sich heute auch in anderen Tools, z. B. in Cloud-Office-Plattformen, Workstream-Collaboration-Plattformen, Content-Services-Plattformen und Content-Services-Anwendungen. Content-Collaboration-Tools bieten jedoch in der Regel genauere Kontrollen darüber, wer auf bestimmte Dateien oder Ordner zugreifen und diese freigeben kann. Daher sind sie ideal für Unternehmen, die eine strenge Kontrolle über ihre vertraulichen Informationen behalten müssen. Content-Collaboration-Tools können auch für die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Lieferanten verwendet werden. Dies macht sie zu einem wertvollen Instrument für Unternehmen, die mit einer Vielzahl von Personen kommunizieren müssen.

Was sollte eine moderne Kommunikationsplattform - Software bieten?

Büroalltag

Die Funktionen einer Kommunikationsplattform variieren je nach den Bedürfnissen der Benutzer. Es gibt jedoch einige gemeinsame Funktionen, die die meisten Plattformen bieten sollten. Dazu gehören:

  • VoIP: Voice over Internet Protocol (VoIP) ermöglicht es den Nutzern, Sprachanrufe über das Internet statt über eine Telefonleitung zu tätigen. Dies kann über einen Computer erfolgen, ein VoIP-Telefon oder eine mobile App.
  • Videokonferenzen: Mit dieser Funktion können Sie persönliche Besprechungen über das Internet abhalten. Sie kann für Einzelgespräche oder für Gruppenbesprechungen genutzt werden.
  • Nachrichtenübermittlung: Mit Messaging können Sie sich gegenseitig Text-, Audio- und Videonachrichten schicken. Dies kann in Echtzeit oder asynchron geschehen.
  • Bildschirmfreigabe: Die Bildschirmfreigabe ermöglicht es Ihnen, Ihren Bildschirm mit einer anderen Person oder Gruppe zu teilen. Dies kann für Präsentationen oder für die Zusammenarbeit an Projekten genutzt werden.
  • Gemeinsame Nutzung von Dateien: Die gemeinsame Nutzung von Dateien ermöglicht es Ihnen, Dokumente, Fotos und andere Dateien mit anderen zu teilen. Dies kann geschehen über einen File-Sharing-Dienst oder über eine Cloud-basierte Speicherplattform.
  • Cloud-Speicher: Mit einem Cloud-Speicher können Sie Dateien in der Cloud speichern, sodass Sie von überall darauf zugreifen können. Dies ist praktisch für die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Sicherung von Daten.
  • Integration mit anderer Software: Viele Kommunikationsplattformen bieten die Integration mit anderen Softwareanwendungen an. Dazu können gehören Customer Relationship Management (CRM)-Systeme, Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme und Projektmanagementsoftware. Diese Integration kann die Verfolgung von Projekten und Kunden erleichtern.

Was sind die größten Kollaborationsplattformen?

Zu den größten Kommunikationsplattformen gehören:

  • Microsoft Teams: Microsoft Teams ist  eine Plattform, die Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe und mehr bietet. Sie ist Teil der Office 365 Produktreihe.
  • Slack: Slack ist eine Messaging-Plattform, die Echtzeit-Messaging, Dateifreigabe, einen durchsuchbaren Verlauf und vieles mehr bietet.
  • Google Workspace:  Google Workspace ist eine Reihe von Produktivitätstools, die Gmail, Kalender, Drive, Docs, Sheets, Slides und mehr umfassen.
  • Hipchat: Hipchat ist eine Chat-Plattform, die Videokonferenzen, Dateifreigabe, einen durchsuchbaren Verlauf und mehr bietet. Es ist jetzt Teil der Atlassian-Produktsuite.

Jede Plattform bietet unterschiedliche Funktionen. Daher ist es wichtig, dass Sie eine Plattform wählen, die den Bedürfnissen Ihres Teams am besten entspricht. Wenn Sie zum Beispiel eine Plattform benötigen, die sich mit anderen Softwareanwendungen integrieren lässt, dann sind Microsoft Teams oder Slack eine gute Wahl.

Es gibt auch Open-Source-Software für diesen Fall, falls Sie sich nicht mit dem Betrieb in der Cloud einverstanden sind. Da ist zum Beispiel NextCloud zu nennen, eine Vor-Ort-Lösung, die Sie für die gemeinsame Nutzung von Dateien, Kontakten und Kalendern, Notizen und mehr verwenden können.

Letztendlich ist es wichtig, eine Plattform zu wählen, die Ihren Anforderungen entspricht und mit der Ihr Team zufrieden ist. Die richtige Kommunikationsplattform kann helfen,  um die Zusammenarbeit zu verbessern und Ihr Team produktiver zu machen.

Welche Risiken habe ich, wenn ich keine Kommunikationsplattform einsetze?

Mitarbeiter kommunizieren miteinander

Wenn Sie keine Kommunikationsplattform verwenden, entgehen Ihnen möglicherweise wichtige Funktionen, die die Zusammenarbeit verbessern können. Wenn Sie zum Beispiel Dateien austauschen müssen, müssen Sie dies manuell tun. Das kann zeitaufwändig und schwer zu überblicken sein. Außerdem kann es ohne eine Plattform schwierig sein, zu wissen, woran alle arbeiten. Dies kann zu doppelter Arbeit und Missverständnissen führen.

Ein weiteres Risiko ist, dass Sie wichtige Software-Integrationen verpassen. Wenn Sie zum Beispiel ein CRM-System verwenden, können Sie es möglicherweise nicht in Ihre Kommunikationsplattform integrieren. Das kann es schwierig machen, Projekte und Kunden zu verfolgen.

Und schließlich, ohne eine Kommunikationsplattform haben Sie es möglicherweise schwerer, mit entfernten Teammitgliedern in Verbindung zu bleiben. Das kann zu Frustration und geringerer Produktivität führen.

Wenn Sie noch keine Kommunikationsplattform verwenden, sollten Sie dies in Erwägung ziehen. Die richtige Plattform kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit zu verbessern und Ihr Team produktiver zu machen.

Kommunikationsplattformen sind Teil der digitalen Strategie

Zu vollständig digitalisierten Prozessen gehört auch die digitale Kommunikationsplattform in die dazugehörige Werkzeugpalette. Sie dient als Kommunikationsunterstützung und kann wichtige Indikatoren zum Fortschritt liefern. Für Kunden erfolgt die Kommunikation mit dem Unternehmen fast ausschließlich über digitale Kanäle.

Schnell kann es zu Problemen kommen, wenn Kundenanfragen nicht rechtzeitig beantwortet werden oder der Prozess zur Behebung einer Beschwerde zu lange dauert. Damit Unternehmen ihren guten Ruf bewahren, müssen sie daher kurze Reaktionszeiten garantieren können - am besten in Echtzeit. Dies ist nur  möglich, wenn es eine digitale Kommunikationsplattform gibt, die es ermöglicht, Kundenanfragen schnell und einfach zu beantworten.

Darüber hinaus kann eine digitale Kommunikationsplattform auch dazu beitragen, dass die unternehmenseigenen Prozesse effizienter werden. Wenn zum Beispiel neue Produkte eingeführt werden, können alle Mitarbeiter in kürzester Zeit über die Plattform darüber informiert werden. Das Gleiche gilt auf Änderungen in den eigenen Prozessen des Unternehmens.

Eine digitale Kommunikationsplattform sollte daher ein integraler Bestandteil jeder Digitalisierungsstrategie sein, um die Herausforderungen der Digitalisierung langfristig meistern zu können.

Vernetzen Sie Ihre Mitarbeiter, um das geballte Wissen zu verbinden und volle Potenzial auszuschöpfen

Mitarbeiter sind das wichtigste Gut in einem Unternehmen. Jeder Mensch hat ein gewisses Maß an einzigartigen Informationen, welche zu einem gewissen Zeitpunkt relevant sein können. Daher ist es gut, Fragen möglichst weit in die Belegschaft zu streuen. Dieses gelingt mit offenen Kommunikationsregeln und Austauschräumen auf einer Kommunikationsplattform.

Wenn ein Mitarbeiter eine Frage hat, kann er sie auf der Plattform veröffentlichen, so dass alle sie sehen können. Andere Mitarbeiter können die Frage dann entweder direkt oder indirekt beantworten. Auf diese Weise können Probleme schneller und effizienter gelöst werden. Darüber hinaus können aus einem solchen System neue Ideen und Vorschläge hervorgehen.

Eine Kommunikationsplattform kann also helfen, das Potenzial der Mitarbeiter besser auszuschöpfen. Darüber hinaus kann es helfen, Doppelarbeit zu vermeiden und Zeit und Ressourcen zu sparen.

Der Einsatz einer digitalen Kommunikationsplattform ist daher unerlässlich, um das volle Potenzial der Mitarbeiter eines Unternehmens auszuschöpfen.

Schnelle, barrierefreie und einfacher Zugang steigert die Mitarbeiterzufriedenheit

In jedem Arbeitsumfeld ist ein schneller, barrierefreier und einfacher Zugang zu den benötigten Werkzeugen und Ressourcen von entscheidender Bedeutung, um ein hohes Maß an Zufriedenheit zu erhalten. Wenn Mitarbeiter ständig nach Materialien suchen oder veraltete Geräte mühsam bedienen müssen, führt dies schnell zu Frustration und vermindert die Produktivität. Wenn hingegen alles in Reichweite und einfach zu bedienen ist, können die Mitarbeiter effizienter arbeiten und fühlen sich an ihrem Arbeitsplatz wohl. Daher kann die Investition in moderne, benutzerfreundliche Geräte und Software ein großer Beitrag zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit leisten.

Zielgerichtet Kommunikation hilft auch Fehler zu vermeiden. Wenn Mitarbeiter genau wissen, was von ihnen erwartet wird, können sie genauer arbeiten und Fehler vermeiden. Darüber hinaus motiviert regelmäßiges Feedback zur Leistung die Mitarbeiter, ihr Bestes zu geben.

Eine digitale Kommunikationsplattform kann dazu beitragen, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten ist und ihre Zufriedenheit erhöht.

Schlusswort

Digitale Kommunikationsplattformen sind zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Geschäftslebens geworden. Sie ermöglichen es Unternehmen, schnell und einfach mit Kunden und Mitarbeitern zu kommunizieren. Außerdem tragen sie dazu bei, interne Prozesse effizienter zu gestalten. Aus diesen Gründen sollte jedes Unternehmen eine digitale Kommunikationsplattform als Teil seiner Digitalisierungsstrategie haben.

In wenigen Schritten ist eine Unternehmenskultur geschaffen und eine Kommunikationsplattform eingeführt. Verpassen Sie nicht diese großartige Chance und schreiten Sie in der Digitalisierung des Unternehmens voran! In der heutigen Welt ist die Digitalisierung für Unternehmen unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine Möglichkeit, ein Unternehmen zu digitalisieren, besteht darin, eine Unternehmenskultur zu schaffen und eine Kommunikationsplattform einzuführen. Dies kann in nur wenigen Schritten geschehen. Zunächst sollten die Mission und die Werte des Unternehmens allen Mitarbeitern klar vermittelt werden. Anschließend sollte eine Kommunikationsplattform wie ein Intranet oder eine Chat-Software eingeführt werden. Auf diese Weise können die Mitarbeiter in Verbindung bleiben und problemlos Informationen austauschen. Schließlich sollten die Mitarbeiter regelmäßig darin geschult werden, wie sie die neue Plattform nutzen können. Mit diesen Schritten können Unternehmen bei der Digitalisierung ihres Geschäfts vorankommen und der Konkurrenz voraus sein.