Digitalisierung mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) im Unternehmen

Wie kann die Dokumentenverwaltung meinem Unternehmen helfen? Unter Dokumentenmanagement versteht man das Organisieren und Verfolgen elektronischer Dokumente. Es kann Ihr Unternehmen in vielerlei Hinsicht unterstützen, z. B. durch eine höhere Produktivität, ein besseres Auffinden von Informationen und eine verbesserte Sicherheit. In diesem Artikel werden wir die Vorteile der Dokumentenverwaltung und digitaler Dokumente erörtern. Wir werden auch darauf eingehen, wie Sie Ihre Produktivität durch den Einsatz von Dokumentenmanagement-Software steigern können. Fangen wir an!

Überblick: Warum braucht es digitales Dokumentenmanagement?

In der heutigen Geschäftswelt ist es wichtiger denn je, von überall aus auf Dokumente zugreifen zu können. Da so viele Menschen von zu Hause oder unterwegs arbeiten, ist eine flexible und sichere Möglichkeit zur Speicherung und gemeinsamen Nutzung von Dokumenten unerlässlich.

Eine Lösung ist die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Ein DMS kann Ihnen helfen, die Kosten für die Papierablage zu senken und gleichzeitig flexibel auf veränderte Anforderungen zu reagieren. Ein gutes DMS ermöglicht es Ihnen, Dokumente von überall aus zu erstellen und zu bearbeiten und sie mit Kollegen oder Kunden zu teilen. Darüber hinaus können Sie mit einem DMS nachverfolgen, wer auf ein Dokument zugegriffen oder es bearbeitet hat, so dass Sie leicht feststellen können, wer für die Änderungen verantwortlich ist.

Bei so vielen Vorteilen ist es kein Wunder, dass sich immer mehr Unternehmen für ein Dokumentenmanagementsystem entscheiden.

Wenn es um Genehmigungsverfahren geht, ist Einfachheit in der Regel die beste Strategie. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass sich Ihr Team in einem komplexen System verzettelt, das schwer zu bedienen ist. Ein Dokumentenmanagementsystem kann dazu beitragen, den Genehmigungsprozess zu vereinfachen, indem es einen zentralen Ablageort für alle zu genehmigenden Dokumente bereitstellt. Auf diese Weise weiß jeder, wo er die neueste Version des Dokuments finden kann, und es ist nicht nötig, mehrere Kopien zu verwalten. Darüber hinaus kann ein Dokumentenmanagementsystem einige der Genehmigungsschritte automatisieren, z. B. die Weiterleitung des Dokuments an die zuständigen Prüfer und das Versenden von Erinnerungen, wenn Genehmigungen fällig sind. Somit kann ein Dokumentenmanagementsystem dazu beitragen, den Genehmigungsprozess einfacher und effizienter zu gestalten.

Durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO engl. GDPR) ist es für Unternehmen wichtig, sicherzustellen, dass sie mit dem Gesetz konform sind. Eine wichtige Anforderung ist die sichere und zugängliche Archivierung von Daten. Diese Daten müssen gut organisiert und ordnungsgemäß beschriftet sein, damit sie bei Bedarf leicht abgerufen werden können. Darüber hinaus müssen die Unternehmen das Verfallsdatum der Daten überwachen und sie automatisch löschen, sobald die in der DSGVO vorgeschriebene Frist erreicht ist. Die Nichteinhaltung dieser Anforderungen kann hohe Geldstrafen nach sich ziehen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen die notwendigen Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass sie die gesetzlichen Vorschriften einhalten. Durch diese Vorsichtsmaßnahmen können sich Unternehmen vor kostspieligen Strafen schützen und einen guten Ruf bei ihren Kunden bewahren.

Moderne Dokumentenmanagementsysteme können nicht nur Fristen überwachen, sondern auch abgelaufene Daten automatisch löschen.

Digitale Dokumentenmanagementsysteme bieten viele Vorteile, die Unternehmen dabei helfen können, ihre Produktivität und die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems können Unternehmen die Kosten für die Papierablage senken, flexibel auf sich ändernde Anforderungen reagieren und verfolgen, wer auf ein Dokument zugegriffen oder es bearbeitet hat. Darüber hinaus können Dokumentenmanagementsysteme den Genehmigungsprozess vereinfachen und

Vorteile von digitalen Dokumenten

1. Zugänglichkeit: Einer der Hauptvorteile digitaler Dokumente ist, dass sie viel leichter zugänglich sind als Papierdokumente. Sie können alle Ihre Dokumente an einem Ort aufbewahren und bei Bedarf einfach nach ihnen suchen.
2. Bessere Organisation: Eine Software zur Dokumentenverwaltung hilft Ihnen, Ihre Dokumente zu organisieren. Sie können Ordner und Unterordner erstellen, um die Dokumente gut organisiert abzulegen.
3. Sicherheit: Digitale Dokumente sind sicherer als Papierdokumente. Sie können Ihre Dokumente mit einem Passwort schützen und verschiedene Berechtigungen festlegen, um zu kontrollieren, wer darauf zugreifen kann.
4. Kostenersparnis: Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente können Sie auf lange Sicht viel Geld sparen. Sie müssen keine Kopien Ihrer Dokumente mehr ausdrucken und können sie elektronisch speichern.
5. Dokumentenprozesse: Freigabeprozesse können durch die Digitalisierung beschleunigt werden. Mit digitalen Dokumenten können Sie leicht nachverfolgen, wer ein Dokument angesehen oder bearbeitet hat. Darüber hinaus können Sie automatische Erinnerungen einrichten, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden.
6. Versionskontrolle: Wenn Sie mit digitalen Dokumenten arbeiten, ist es einfach, den Überblick über die verschiedenen Versionen eines Dokuments zu behalten. Dies ist besonders wichtig, wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten.

Wie Sie sehen, bietet die Digitalisierung Ihrer Dokumente viele Vorteile. Eine Software zur Dokumentenverwaltung kann Ihnen helfen, Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Wenn Sie noch kein Dokumentenmanagementsystem verwenden, ist es jetzt an der Zeit, dies für Ihr Unternehmen in Betracht zu ziehen. Sie werden froh sein, dass Sie es getan haben!

Der richtige Ort für meine Daten?

Die Cloud ist eine großartige Option für Unternehmen, die jederzeit und von jedem Ort aus auf ihre Daten zugreifen wollen. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass die Cloud eine gemeinsam genutzte Umgebung ist, die einige Sicherheitsrisiken birgt. Außerdem kann die Speicherung in der Cloud teurer sein als die Speicherung vor Ort. Vor-Ort-Speicher sind eine gute Option für Unternehmen, die mehr Kontrolle über ihre Daten haben wollen. Sie können selbst entscheiden, wer Zugriff auf die Daten hat, und können Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten ergreifen. Allerdings kann die Verwaltung und Wartung von On-Premise-Speichern schwieriger sein als die von Cloud-Speichern.

Bei der Überlegung, wo wichtige Daten gespeichert werden sollen, ist es wichtig, die potenziellen Risiken eines Datenverlusts im Auge zu behalten. Die Speicherung vor Ort ist zwar bequem, bietet aber nicht das gleiche Maß an Schutz wie eine redundante Cloud-Speicherung. Im Falle eines Brandes beispielsweise ist die Wahrscheinlichkeit, dass vor Ort gespeicherte Daten verloren gehen, größer als bei einer redundanten Speicherung. Außerdem ist die Speicherung vor Ort weniger sicher vor dem Zugriff durch Dritte oder vor Einbrüchen. Und sollte die hauseigene Internetleitung ausfallen, wären die vor Ort gespeicherten Daten unzugänglich, während die redundant gespeicherten Daten weiterhin verfügbar wären. Aus diesen Gründen ist es oft ratsam, Daten redundant zu speichern, um ihre Sicherheit und Verfügbarkeit zu gewährleisten.

Letztlich hängt die Entscheidung, ob Daten in der Cloud oder vor Ort gespeichert werden sollen, von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und dem persönlichen Gefühl ab.

Welche Dokumentenprozesse kann ich mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) etablieren?

1. Freigabeprozesse: Ein DMS kann den Freigabeprozess von Dokumenten automatisieren. Dazu gehören Aufgaben wie die Weiterleitung, Genehmigung und Benachrichtigung.
2. Workflow-Verwaltung: Ein DMS kann Ihnen bei der Verwaltung Ihres Workflows helfen, indem es einen Überblick über alle Aufgaben bietet, die erledigt werden müssen. Sie können auch den Fortschritt jeder Aufgabe verfolgen und sehen, wer für sie verantwortlich ist.
3. Automatische Verarbeitung: Ein DMS kann Dokumente automatisch auf der Grundlage vordefinierter Regeln verarbeiten. Sie können zum Beispiel eine Regel einrichten, die alle Word-Dateien automatisch in PDF-Dateien umwandelt.
4. E-Mail Postfächer überwachen und archivieren: Ein DMS kann Ihren E-Mail-Posteingang überwachen und Nachrichten automatisch archivieren. Dies kann Ihnen helfen, Ihren Posteingang zu organisieren und Speicherplatz auf Ihrem Server freizugeben.
5. Automatische OCR-Erkennnung: Die optische Zeichenerkennung (OCR) ist eine Technologie, die gescannte Dokumente in bearbeitbare Textdateien umwandeln kann. Dies kann nützlich sein, wenn Sie ein Dokument bearbeiten müssen, das ursprünglich in einem anderen Format erstellt wurde wie zum Beispiel ein Scan.
   

Wie Sie sehen, bietet die Verwendung eines DMS viele Vorteile. Mit Dokumentenmanagementsystemen können Sie Zeit und Geld sparen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Dokumente organisiert und sicher aufbewahrt sind. Wenn Sie Ihre Produktivität steigern wollen, ist ein DMS eine großartige Lösung. Dokumentenmanagementsysteme werden immer beliebter, denn sie bieten eine einfache und effiziente Möglichkeit, Dokumente zu verwalten. Wenn Sie die Einführung eines DMS in Ihrem Unternehmen in Erwägung ziehen, sollten Sie sich die vielen Vorteile zunutze machen.

Wer sind die größten Cloud-Anbieter?

Von allen Anbietern werden diese beiden wahrscheinlich die größten sein:

• Microsoft Office 365: Microsoft Office 365 ist eine cloudbasierte Produktivitätssuite, die Microsoft Word, Excel, PowerPoint und OneNote umfasst.
• Google G Suite: Google G Suite ist eine Cloud-basierte Produktivitätssuite, die Google Docs, Sheets, Slides und Drive umfasst.

Wer sind die größten On-Prmise Anbieter?

Es gibt viele Systeme zur Verwaltung von Dokumenten vor Ort.

Einige der beliebtesten sind:

• Microsoft SharePoint: Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Plattform für die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement, die Funktionen wie Dokumentenbibliotheken, Workflow-Management und Inhaltstypen umfasst.
• DocuWare: DocuWare ist ein Dokumentenmanagementsystem, das Funktionen wie Erfassung, Speicherung, Wiederauffinden, Workflows und Sicherheit bietet.

Welche Risiken gibt es ohne Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein wichtiges Instrument für jedes Unternehmen. Es hilft dabei, wichtige Unternehmensdokumente zu organisieren und im Auge zu behalten, und kann sogar Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Informationen bieten. Unternehmen, die kein Dokumentenmanagementsystem verwenden, laufen jedoch Gefahr, wichtige Dokumente zu verlieren, Zeit mit der Suche nach Dateien zu verschwenden und sich Datenverletzungen auszusetzen.

Ohne ein Dokumentenmanagementsystem ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Unternehmen wichtige Dokumente verlegen oder verlieren. Dies kann zu kostspieligen Verzögerungen und Unterbrechungen sowie zur Frustration der Mitarbeiter führen, die die benötigten Dateien nicht finden können. Außerdem sind Unternehmen ohne Dokumentenmanagementsystem oft gezwungen, auf ineffiziente manuelle Suchmethoden zurückzugreifen, wie das Durchwühlen von Aktenschränken oder das Durchsuchen von Papierstapeln. Dadurch wird wertvolle Zeit verschwendet, die für produktivere Tätigkeiten genutzt werden könnte. Schließlich sind Unternehmen ohne ein Dokumentenmanagementsystem anfälliger für Datenschutzverletzungen. Ohne angemessene Sicherheitskontrollen könnten vertrauliche Informationen nach außen dringen und das Unternehmen dem Risiko rechtlicher Schritte oder einer Schädigung des Rufs aussetzen. Insgesamt ist klar, dass die Risiken eines Verzichts auf ein Dokumentenmanagementsystem die Vorteile bei weitem überwiegen. Jedes Unternehmen, das effizient arbeiten und seine Daten schützen will, sollte so bald wie möglich ein Dokumentenmanagementsystem einführen.

Wie führe ich ein Dokumentenmanagementsystem in mein Unternehmen erfolgreich ein?

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in Ihrem Unternehmen kann eine Vielzahl von Vorteilen mit sich bringen, von einer verbesserten Zusammenarbeit im Team bis hin zur Verringerung des Papierabfalls. Die erfolgreiche Implementierung eines DMS kann jedoch eine Herausforderung sein, da sie die Zustimmung der Mitarbeiter und einen klaren Plan für die Einführung erfordert. Im Folgenden finden Sie einige Tipps für die erfolgreiche Einführung eines DMS in Ihrem Unternehmen:

1. Legen Sie den Umfang des Projekts fest. Welche Dokumente sollen digitalisiert werden? Wie werden die Mitarbeiter auf das DMS zugreifen? Wer ist für die Instandhaltung verantwortlich? Wenn Sie von Anfang an einen klaren Plan haben, ist es einfacher, die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen und sicherzustellen, dass das System den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

2. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Nutzung des Systems. Ein DMS ist nur so gut wie die Menschen, die es benutzen. Deshalb ist es wichtig, dass jeder weiß, wie man Dokumente hinzufügt, bearbeitet und löscht. Die Mitarbeiter sollten auch wissen, wie sie nach Dokumenten suchen können und wo sie freigegebene Dateien finden. Schulungen (entweder persönlich oder über ein Online-Tutorial) tragen dazu bei, dass sich die Mitarbeiter im Umgang mit dem System sicher fühlen und dass es effektiv genutzt wird.

3. Legen Sie Richtlinien für die Aufbewahrung von Dokumenten fest. Sobald Sie die Dokumente Ihres Unternehmens digitalisiert haben, müssen Sie entscheiden, wie lange sie aufbewahrt und wie sie entsorgt werden sollen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Durch die Festlegung von Richtlinien für die Dokumentenaufbewahrung wird sichergestellt, dass Ihr DMS nicht mit veralteten Dateien überlastet wird und dass sensible Informationen ordnungsgemäß entsorgt werden.

4. Überprüfen und aktualisieren Sie das System regelmäßig. Da Ihr Unternehmen wächst und sich verändert, ändern sich auch Ihre Anforderungen an die Dokumentenverwaltung. Überprüfen Sie Ihr DMS regelmäßig, um festzustellen, ob es noch Ihren Anforderungen entspricht, und nehmen Sie gegebenenfalls Aktualisierungen vor.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie erfolgreich ein Dokumentenmanagementsystem in Ihrem Unternehmen einführen und von den vielen Vorteilen profitieren, die damit verbunden sind.

Faktor Mitarbeiter nicht vergessen!

Um die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit einem Dokumentenmanagementsystem zu erhöhen und somit die Akzeptanz zu schaffen, ist es wichtig, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen und das System auf diese Bedürfnisse zuzuschneiden. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, den Mitarbeitern den Zugriff auf das System von jedem Ort und zu jeder Zeit zu ermöglichen. Auf diese Weise können sie ihre Arbeit nach ihrem eigenen Zeitplan erledigen, ohne an ein physisches Büro gebunden zu sein. Eine weitere Möglichkeit, die Zufriedenheit zu erhöhen, besteht darin, dafür zu sorgen, dass das System einfach und intuitiv zu bedienen ist. Wenn die Mitarbeiter ständig mit der Schnittstelle zu kämpfen haben, werden sie schnell frustriert sein. Schließlich ist es wichtig, Schulungen und Support anzubieten, damit die Mitarbeiter das System sicher nutzen können. Mit diesen Schritten können Arbeitgeber ein Dokumentenverwaltungssystem einrichten, das zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter führt und damit zu besseren Arbeitsergebnissen.

Schlusswort

Obwohl die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems nicht mit der bloßen Bereitstellung abgeschlossen ist, da Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe erstellt und optimiert werden müssen, überwiegen die Vorteile eines solchen Systems bei weitem die Nachteile. Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems konnten die Unternehmen ihre Effizienz, Transparenz und Compliance steigern und oft auch ihre Kosten senken. Die Unternehmen arbeiteten reibungsloser und waren in der Lage, ihre Dokumente besser zu verwalten, was zu weniger Verwirrung und Frustration führte. Darüber hinaus ermöglichen Dokumentenmanagementsysteme eine einfachere Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern sowie eine bessere Dokumentensicherheit. Auch wenn nach der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems noch einige Arbeit zu leisten ist, überwiegen die positiven Aspekte bei weitem die negativen.