Wie man einen Briefkasten digitalisiert: Briefpost scannen und vernichten

In der heutigen Zeit ist es unvermeidlich - fast alles wird digital. Und auch wenn dieser Gedanke für manche beängstigend sein mag, so ist er doch eine große Chance, unser Leben einfacher zu machen. Ein Bereich, in dem die Digitalisierung große Auswirkungen haben kann, ist die Art und Weise, wie wir unsere Post bearbeiten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren Briefkasten digitalisieren können - scannen und vernichten Sie diese lästigen Briefe!

Begriffserklärung: Digitaler Briefkasten

Was bedeutet es, seine Post zu digitalisieren? Kurz gesagt, es bedeutet, dass Sie Ihre physische Post scannen und in ein digitales Format umwandeln. Dies kann mit einem Scanner geschehen oder indem Sie die Dokumente mit Ihrem Smartphone fotografieren. Mittlerweile gibt es viele Scan-Apps für Ihr Smartphone. Sobald die Post in digitaler Form vorliegt, können Sie sie auf Ihrem Computer oder in einem Cloud-Speicherkonto zur sicheren Aufbewahrung speichern.

Gesetzliche Lage: Bin ich verpflichtet, Briefpost als Original aufzuheben?

Die Antwort lautet: Nein, Sie sind nicht verpflichtet, die Original-Briefpost aufzubewahren. In Deutschland gibt es das sogenannte "Scan and destroy"-Prinzip. Das bedeutet, dass Sie Ihre Post einscannen und dann das Originaldokument vernichten können. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie bestimmte Dokumente trotzdem als Original aufbewahren müssen (z.B. Steuerdokumente).

Warum sollte ich meinen Briefkasten digitalisieren?

Die Digitalisierung Ihres Postfachs hat viele Vorteile. Erstens ist es bequemer - Sie können von überall auf der Welt auf Ihre Post zugreifen, solange Sie eine Internetverbindung haben. Zweitens ist es sicherer - Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass wichtige Dokumente verloren gehen oder gestohlen werden.

Moderne digitale Unternehmen, egal ob KMU (klein- und mittelständisches Unternehmen) oder Großunternehmen und gar Konzerne, setzen immer mehr auf digitale Kommunikation, um Briefpost einzusparen. Der digitale Briefkasten ist ein Werkzeug, das diesen digitalen Wandel und die Kommunikation mit Mitarbeitern und vor allem Kunden erleichtert.

Der digitale Briefkasten bietet Unternehmen mehrere Vorteile:

• Die Digitalisierung der Geschäftspost verringert das Risiko, dass wichtige Dokumente verloren gehen oder gestohlen werden.
• Unternehmen können durch den Einsatz digitaler Post die Kosten für Druck und Porto einsparen.
• Digitale Postfächer machen es einfacher, den Überblick über die Korrespondenz zu behalten und um nach bestimmten Dokumenten zu suchen.
• Der digitale Briefkasten ist umweltfreundlicher als die herkömmliche Briefpost, da er kein Papier, keine Umschläge und keine Briefmarken benötigt.

Selbst die Deutsche Post AG hat im Jahr 2010 schon den Vorstoß mit dem Produkt E-Postbrief gewagt. Der digitale Briefkasten bietet Unternehmen eine legale und sichere Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu versenden. Der digitale Brief wird direkt in den digitalen Briefkasten des Empfängers geliefert und kann dort jederzeit gelesen und ausgedruckt werden.

Besser ist es jedoch, vollständig auf das Versenden von Briefen zu verzichten. Der digitale Briefkasten ist daher ein wichtiges Instrument für moderne, digitale Unternehmen - er spart Zeit, Geld und Ressourcen.

Der digitale Briefkasten ein wichtiger Schritt der Unternehmensdigitalisierung

In Zeiten von Homeoffice und ortsunabhängigen Mitarbeitern ist es wichtig, dass jeder relevanten Dokumente direkt zur Verfügung gestellt bekommt, damit nahtlos nach Erhalt reagiert werden kann. Kein Zahlungsverzug durch Rechnungen und kein Warten auf den Projektstart, da der Kollege bis Anfang nächster Woche im Homeoffice ist.

Der digitale Briefkasten ist daher ein wichtiges Instrument für moderne, digitale Unternehmen - er spart Zeit, Geld und Ressourcen. Wenn Sie die Kommunikation Ihres Unternehmens noch nicht digitalisiert haben, ist es jetzt an der Zeit, dies zu tun. Sie werden erstaunt sein, wie viel einfacher und effizienter Ihre Arbeit wird.

Klassischerweise führt kein Weg an einem Dokumentenmanagementsystem vorbei, welches direkt Freigabeprozesse mit abbildet. Die Eingangspost kann gescannt und in einer Ordnerstruktur eingeordnet werden, um sie für die jeweilige Abteilung vorzusortieren. Alternativ kann ein Scan Service verwendet werden, welche Ihre Post digitalisiert. Wenn Sie über einen Cloud Service verfügen, dann funktioniert der Zugriff auf die elektronische Post auch für Mitarbeiter aus dem Homeoffice oder anderen Standorten.

Ausblick in die Zukunft

Der Wandel hat schon längst begonnen, zu einer papierfreien Kommunikation. Unternehmen versenden Rechnungen per E-Mail oder über Smartphone Apps, welche über biometrische Nachweise wie Fingerabdruck den Empfang bestätigen lassen. Der digitale Briefkasten ist daher ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung des Unternehmens.

Der Trend ist auch im Privatleben zu beobachten: Vor allem die jüngere Generation kommuniziert fast ausschließlich über WhatsApp, Instagram & Co. Auch wenn zu besonderen Anlässen vielleicht noch ein handgeschriebener Brief verschickt wird, ist die digitale Welt in unserem Alltag angekommen und nicht mehr wegzudenken.

Mit dem elektronischen Personalausweis könnte man heutzutage auch über nahezu jedes Smartphone sich authentifizieren. Die Schnittstelle ist schon lange über NFC (Near field communication) verfügbar. So können Sie zum Beispiel mit wenigen beim Online-Banking anmelden oder behördliche Anträge stellen.

Denn gerade Behörden wollen und müssen im Zuge des OZG (Online Zugangsgesetz) immer mehr Prozesse digitalisieren. Das Online-Zugangsgesetz (OZG) ist am 1. Mai 2020 in Kraft getreten und gilt für alle Webseiten der öffentlichen Hand in Deutschland. Das OZG verlangt, dass Behörden Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass ihre Websites von Menschen mit verschiedenen Arten von Behinderungen genutzt werden können, einschließlich solcher, die Bildschirmlesegeräte oder andere unterstützende Technologien verwenden. Das Gesetz sieht die Gleichbehandlung von digitalen Anwendungen und Dienstleistungen aller Anbieter vor. Um Nutzern den digitalen Zugang zu ermöglichen, verpflichtet das Gesetz Dienstleister wie Banken oder Behörden, ihre Dienste online anzubieten. Dazu gehört zum Beispiel die Möglichkeit, Formulare online auszufüllen und einzureichen oder Kontostände einzusehen. Ziel des Gesetzes ist es, den Wettbewerb zu stärken und den Verbrauchern mehr Auswahl zu bieten. Darüber hinaus soll es den Menschen den Zugang zu staatlichen Dienstleistungen erleichtern.

In Zukunft werden wir wahrscheinlich noch mehr auf digitalem Wege kommunizieren als heute - sowohl im Privatleben als auch bei der Arbeit.

Der digitale Briefkasten ist daher ein wichtiges Instrument für moderne, digitale Unternehmen - er spart Zeit und macht das Unternehmen zukunftssicher.

Nächster Schritt: Post digitalisieren - Wie gehe ich vor?

Wenn ein digitaler Briefkasten eingeführt werden soll, dann sind folgende Schritte notwendig.

• Entscheiden Sie sich für den Anbieter der digitalen Mailbox
• Digitale Mailbox einrichten
• Einführung des digitalen Postfachs bei den Mitarbeitern
• Wechseln Sie zur digitalen Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.

Jetzt, da Sie alles über die Digitalisierung der Mailbox Ihres Unternehmens wissen, ist es an der Zeit, aktiv zu werden. Indem Sie die Kommunikation Ihres Unternehmens digitalisieren, können Sie Zeit und Geld sparen und Ihr Unternehmen zukunftssicher machen. Warten Sie also nicht - fangen Sie noch heute an!

Digitaler Briefkasten, elektronischer Personalausweis, digitale Kommunikation, OZG und viele weitere Stichwörter werden immer öfter in Zukunft in unserem Wortschatz genutzt werden.

Anbieter für die Digitalisierung Ihrer Post

Neben der Deutschen Post und e Post haben Sie auch die Möglichkeit weitere freie Anbieter zu wählen, die Ihren Posteingang digitalisieren. Ein Branchen Primus ist hier zum Beispiel caya, welcher neben Post digitalisieren auch noch Dokumentenmanagement und Workflows auf seiner Fahne stehen hat.

Sie haben die Wahl zwischen vielen Anbietern von digitalen Postfächern. Recherchieren Sie, um den Anbieter zu finden, der Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Sobald Sie ein Konto eingerichtet haben, können Sie mit dem Scannen Ihrer Post beginnen.

Schlusswort

Lassen Sie Ihre Post digitalisieren. Die Vorteile liegen auf der Hand: Ortsunabhängige Mitarbeiter können in Echtzeit auf Informationen reagieren. Sie sparen Lagerplatz und kommen bei Rechnungseingängen nicht in Zahlungsverzug, weil die Rechnung zu spät bearbeitet wurde. Nutzen Sie die gut etablierten Werkzeuge der Digitalisierung und modernisieren Sie Ihr Unternehmen. Viele Ihrer Kunden schätzen es, wenn Sie auf die digitale Kommunikation umsteigen.

Worauf warten Sie noch? Legen Sie noch heute los! Ihr digitaler Briefkasten ist nur ein paar Klicks entfernt.