Wie man Rechnungen mit einem digitalen Prozess genehmigt - Erste kleine Schritte in der Digitalisierung
In Unternehmen wird der Prozess der Rechnungsfreigabe oft noch manuell durchgeführt. Das kann sehr zeitaufwändig sein, vor allem, wenn es viele Rechnungen zu prüfen gibt. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Teile des Rechnungsfreigabeprozesses mit digitalen Lösungen automatisieren können. Wir beginnen mit einigen kleinen Schritten in der Digitalisierung und zeigen Ihnen, wie Sie sich mit Datev, lexoffice und anderen Anbietern verbinden können.
Digitale Rechnungen bietet viele Vorteile gegenüber dem manuellen Verfahren. So ist es beispielsweise möglich, eine Verbindung zu Buchhaltungssoftware wie Datev oder lexoffice herzustellen. Auf diese Weise können die Rechnungen automatisch übertragen werden und müssen nicht manuell eingegeben und verarbeitet werden. Darüber hinaus bieten digitale Lösungen die Möglichkeit eines papierlosen Büros.
Der Lebenszyklus einer Rechnung
Rechnungen sind ein wichtiger Bestandteil jeder geschäftlichen Transaktion - sie dokumentieren, was gekauft wurde, wann es gekauft wurde und wie viel bezahlt wird. Das Erstellen und Versenden von Rechnungen war traditionell ein recht manueller Prozess, bei dem Papier, Drucker und Umschläge verwendet wurden. Mit dem Aufkommen digitaler Technologien sind Unternehmen nun jedoch in der Lage, Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden.
Dies kann mithilfe verschiedener Softwareprogramme oder Online-Dienste geschehen. Sobald eine Rechnung versandt wurde, erhält der Empfänger in der Regel eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link, über den er das Dokument ansehen oder herunterladen kann. Häufig wird die Rechnung auch direkt als Anhang an der E-Mail bereitgestellt. Die Rechnung kann dann zur späteren Verwendung elektronisch abgelegt werden.
Obwohl die elektronische Rechnungsstellung immer üblicher wird, werden in manchen Situationen immer noch Papierrechnungen verwendet - zum Beispiel, wenn ein Unternehmen Rechnungen einreichen muss. Rechnungen sind ein wichtiger Bestandteil jeder geschäftlichen Transaktion und daher wird ein starkes Augenmerk darauf gelegt.
Nach dem Versand von Rechnungen scannen die Unternehmen in meisten Fällen ihre Rechnungen ein und laden sie in ihre Buchhaltungssoftware oder ihr Spesenportal hoch. Von dort aus wird die Rechnung wie jedes andere elektronische Dokument elektronisch gespeichert. Im Idealfall startet nun ein Freigabeprozess der Rechnung. Dabei wird es durch den Kostenstellenverantwortlichen oder Vorgesetzten bestätigt, dass der Betrag korrekt ist und dass die Dienstleistungen oder Waren geliefert wurden.
Ist die Rechnungen einmal freigeben, muss diese bezahlt und archiviert werden. Die Zahlung kann elektronisch, per Banküberweisung, manuell oder automatisch erfolgen. Nachdem die Rechnung bezahlt wurde, wird sie normalerweise in der Buchhaltungssoftware oder im Ausgabenportal archiviert. In einigen Fällen drucken und archivieren Unternehmen auch Papierkopien ihrer Rechnungen und geben diese an Ihr Steuerbüro weiter.
Der Vorteil der Digitalisierung dieses Prozesses liegt auf der Hand: Rechnungen können schneller, von jedem Ort und zu jeder Zeit genehmigt und weiterverarbeitet werden. Darüber hinaus wird das papierlose Büro endlich Realität. Oftmals sind diverse Abteilungen und Personen bei der Verarbeitung von Rechnungen beteiligt. Der digitale
Die elektronische Archivierung von Rechnungen kann den Unternehmen im Vergleich zur Aufbewahrung in Papierform viel Zeit und Geld sparen. Außerdem verringert sich dadurch das Risiko von Schäden oder Verlusten durch Feuer, Wasserschäden oder andere Naturkatastrophen.
Die digitale Rechnungsfreigabe
Rechnungen sind ein sehr wichtiger Teil des Cashflow-Managements eines Unternehmens, und daher ist es wichtig, dass sie rechtzeitig und effizient bearbeitet werden. Die herkömmliche vorher beschriebene Art der Rechnungsfreigabe kann recht ineffizient sein, da sie oft mit Papierkram verbunden ist und es zu Engpässen kommen kann, wenn mehrere Personen die Rechnung abzeichnen müssen.
Die digitale Rechnungsfreigabe kann zur Rationalisierung dieses Prozesses beitragen, da sie die Freigabe von Rechnungen auf elektronischem Wege ermöglicht, ohne dass physische Papierkopien erforderlich sind. Dies kann zu einem schnelleren Genehmigungsverfahren und zu geringeren Verwaltungskosten führen. Darüber hinaus kann die digitale Rechnungsfreigabe von jedem Ort aus erfolgen, was besonders für Unternehmen mit Mitarbeitern, die häufig unterwegs oder von zu Hause aus arbeiten, von Vorteil ist. Insgesamt bietet die digitale Rechnungsprüfung eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen jeder Größe.
Zu diesen Vorteilen gehören unter anderem das Folgende:
- Schnelleres Genehmigungsverfahren
- Niedrigere Verwaltungskosten
- Erhöhte Genauigkeit und Transparenz
- Möglichkeit, Rechnungen von einem zentralen Ort aus zu verfolgen und zu verwalten
- Möglichkeit, Rechnungen von einem beliebigen Standort aus zu genehmigen
- Geringeres Risiko von Betrug und Fehlern
Wenn Sie auf der Suche nach Verbesserungen sind, um die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu optimieren, dann sollten Sie mit den Rechnungsfreigabeprozessen beginnen. Diese sind in der Regel einfach und unkompliziert, aber sie sind auch extrem wichtig und haben einen relativ hohen Verwaltungsaufwand, wo viel Zeit und Fehler eingespart werden kann.
Was ist XRechnung und ZUGFeRD 2.0?
Was ist ZUGFeRD 2.0?
ZUGFeRD ist der deutsche Standard für die elektronische Rechnungsstellung, der es Unternehmen ermöglicht, digitale Rechnungen zu versenden und zu empfangen, die gelesen werden können
Was ist XRechnung?
XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das sich als Standard für elektronische Rechnungen etabliert hat und insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland eingesetzt wird.
Der elementare Vorteil von ZUGFeRD 2.0 ist, dass das PDF nicht nur eine "normale" druckbare Rechnung enthält, sondern auch maschinenlesbare Daten im XML-Format. Diese können gelesen und verarbeitet werden automatisch durch die Software des Empfängers. Dies reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Bearbeitung von Rechnungen - sowohl für den Absender als auch für den Empfänger. Überweisungen können dadurch zum Beispiel direkt an das Buchhaltungssystem weitergegeben werden.
Der Vorteil ist, dass nach Freigabe der Rechnung fehlerfrei die relevanten Informationen an das Buchhaltungssystem wie lexoffice oder auch Datev übertragen werden können. Dieses spart weiteren Verwaltungsaufwand und reduziert Fehler.
Mittlerweile sind digitale, elektronische Rechnungen weit verbreitet. Bei der Einführung eines Rechnungsfreigabetools ist also darauf zu achten, dass ZUGFeRD und XRechnung unterstützt wird.
Welche Risiken habe ich, wenn ich keinen digitalen Rechnungsprozess einführe?
Das Fehlen eines digitalen Rechnungsstellungsprozesses kann eine Reihe von Risiken für Ihr Unternehmen mit sich bringen. Zum einen kann sich die Genehmigung von Rechnungen verzögern und Ihr Cashflow kann gestört werden. Außerdem kann es zu Fehlern in Ihren Rechnungsdaten kommen, die sich auf Ihre Kundenbeziehungen auswirken können. Und wenn Sie nicht in der Lage sind, Ihre Rechnungen digital zu verfolgen und zu verwalten, entgehen Ihnen möglicherweise Möglichkeiten zur Kosteneinsparung. Die Einführung eines digitalen Rechnungsstellungsprozesses kann Ihnen helfen, all diese Risiken zu vermeiden und Ihr Unternehmen reibungsloser zu führen.
Wenn Sie eine digitale Rechnungsstellung einführen möchten, gibt es einige Dinge zu beachten. Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware mit dem von Ihnen gewählten System kompatibel ist. Überlegen Sie auch, wie Sie die Rechnungen mit Ihren Kunden und Lieferanten austauschen wollen.
Archivierung von digitalen Rechnungen
In Deutschland müssen die Rechnungen im Originalformat aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass digitale Rechnungen elektronisch aufbewahrt werden müssen. Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden und in digitaler Form aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt 10 Jahre. Die Archivierung eines Ausdrucks einer elektronischen Rechnung ist nicht zulässig. Die Digitalisierung von Papierrechnungen ist nur zulässig, wenn der Prozess gut dokumentiert ist. Wird eine elektronische Rechnung nach Erhalt in ein anderes Format umgewandelt, muss sie sowohl im Original als auch im umgewandelten Format aufbewahrt werden.
Rechnungen können zum Beispiel in dafür vorgesehenen Dokumentenmanagementsystemen oder Cloud-Lösungen aufbewahrt werden. Es ist wichtig, dass der Speicherort gut gegen unbefugten Zugriff geschützt ist, z. B. durch Verschlüsselung. Außerdem muss jederzeit nachgewiesen werden können, dass die gespeicherten Daten nicht verändert wurden und dass die Dokumente auch in Zukunft noch gelesen werden können (Datenbeständigkeit).
Achten Sie bei der Auswahl einer Speicherlösung auf folgende Punkte:
- Sicherheit vor unberechtigtem Zugriff
- Datensicherung
- Verschlüsselung der gespeicherten Daten
- Langfristige Verfügbarkeit der gespeicherten Daten
- Möglichkeit zum Nachweis der Authentizität der Dokumente.
Vernetzen Sie Ihre IT-Systeme
In der Geschäftswelt ist Zeit Geld. Deshalb ist ein straffes und effizientes Verfahren zur Rechnungsfreigabe so wichtig. Durch die Digitalisierung Ihrer IT-Systeme können Sie Fehler vermeiden und Zeit, Geld und Verwaltungsaufwand sparen. Indem Sie Ihren E-Mail-Posteingang mit Ihrem Rechnungsfreigabesystem verbinden, können Sie Rechnungen automatisch zur Genehmigung weiterleiten. Und durch die Integration Ihres Buchhaltungssystems können Sie sicherstellen, dass Rechnungen umgehend und korrekt bezahlt werden. Ein vollständig digitalisierter Rechnungsprozess trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen reibungsloser und effizienter läuft, sodass mehr Zeit und Ressourcen für wichtigere Dinge zur Verfügung stehen.
Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, gibt es eine Reihe von Anbietern, die Lösungen für die Digitalisierung Ihres Rechnungsprozesses anbieten.
Wie kann ich Datev, lexoffice und andere Anbietern in meinen Prozess der Rechnungsfreigabe integrieren?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Datev, lexoffice und andere Anbieter in Ihren Rechnungsfreigabeprozess zu integrieren. Eine Möglichkeit besteht darin, jeden Anbieter als Lieferant in Ihrer Buchhaltungssoftware einzurichten. Auf diese Weise können Sie alle Ihre Rechnungen an einem Ort verfolgen und sehen, welche Rechnungen genehmigt werden müssen. Diese Dienste helfen Ihnen dabei, den Überblick über alle Ihre Rechnungen zu behalten und den Genehmigungsprozess zu automatisieren.
Die meisten Buchhaltungssysteme bieten eine Schnittstelle zur Ihrer Bank an. Auf diese Weise können Sie Rechnungen automatisch zur Zahlung an Ihre Bank übermitteln. So sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass die Rechnungen pünktlich bezahlt werden
Eine weitere Möglichkeit, Datev, lexoffice und andere Anbieter zu integrieren, besteht darin, sie mit Ihrem E-Mail-Posteingang zu verbinden. Auf diese Weise können Sie Rechnungen automatisch zur Genehmigung weiterleiten.
Durch digitale Freigabeprozesse von Rechnungen immer den Durchblick
Ein digitaler Rechnungsfreigabeprozess ist ein wichtiges Instrument für jedes Unternehmen. Er bietet einen klaren Überblick über alle Rechnungen und ermöglicht Auswertungen in Echtzeit. Dieser Prozess ist besonders für kleine Unternehmen wichtig, da er hilft, die Liquidität im Auge zu behalten. Durch einen klaren Überblick über alle Zahlungseingänge und -ausgänge können Unternehmen finanzielle Schwierigkeiten vermeiden. Der digitale Rechnungsfreigabeprozess ist ein einfacher und effizienter Weg, um Ihr Unternehmen zu verbessern.
Erstellen Sie Cashflow Forecasts, wann Sie Geld erwarten und wann Geld abgebucht wird. Dies hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Liquidität zu behalten
Sorgen Sie dafür, dass alle Rechnungen pünktlich bezahlt werden, indem Sie automatische Zahlungen einrichten. Das hat den Nebeneffekt, dass Sie genau wissen, wann Geld abgebucht wird und somit erhalten Sie eine noch bessere Auswertung.
Indem Sie Ihr Unternehmen digitalisieren, können Sie Ihren Cashflow verbessern und finanzielle Schwierigkeiten vermeiden.
Ein Schritt weiter zur vollständigen Digitalisierung!
In einem digitalen Unternehmen sind viele Prozesse automatisiert. Dazu gehört auch der Prozess der Rechnungsfreigabe. Mit der digitalen Rechnungsfreigabe können Rechnungen schneller und mit weniger Aufwand genehmigt werden. Das liegt daran, dass der Genehmigungsprozess nicht mehr auf Papier, sondern auf elektronischem Wege erfolgt. Das bedeutet, dass die Rechnungen nicht mehr ausgedruckt und dann in das System eingescannt werden müssen. Stattdessen werden die Rechnungen einfach elektronisch an den Genehmiger geschickt. Dieser kann die Rechnungen dann schnell überprüfen und sie entweder genehmigen oder ablehnen. Dieser Prozess ist viel schneller und effizienter als der alte papierbasierte Prozess. Außerdem entfällt der Bedarf an physischem Speicherplatz für Papierrechnungen. Die digitale Rechnungsfreigabe ist somit einer von vielen Genehmigungsprozessen, die Sie auf Ihrem Weg zu einem digitalen Unternehmen begleiten.
Schlusswort
Rechnungen sind oft eine zeitraubende und mühsame Aufgabe, sowohl für diejenigen, die sie ausstellen, als auch für diejenigen, die sie genehmigen. Herkömmliche Papierrechnungen müssen per Post verschickt oder von Hand zugestellt werden, was oft untergeht. Das ist nicht nur für beide Seiten frustrierend, sondern kann auch zu Zahlungsverzögerungen und anderen finanziellen Problemen führen. Die digitale Rechnungsprüfung kann dazu beitragen, den Prozess zu vereinfachen und allen Beteiligten Zeit zu sparen. Bei digitalen Rechnungen muss man sich keine Gedanken über Porto oder Zustellung machen, da die Rechnung elektronisch versandt werden kann. Außerdem können digitale Rechnungen oft mit einem Mausklick genehmigt werden, was noch mehr Zeit spart. Die Mitarbeiter reagieren daher sehr positiv auf die Zeitersparnis, die digitale Rechnungen bieten. Sie sparen nicht nur wertvolle Zeit, sondern können sich auch auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.